Onconventioneel Adviescollectief voor mens- en organisatieontwikkeling

Lokalis Buurtteamorganisatie

Lokalis levert vanuit buurtteams basishulp aan Utrechtse gezinnen. De organisatie startte in 2015 met ca. 150 medewerkers. Gildemeester Karin gaf vanaf de oprichting gedurende 2 jaar leiding aan de afdeling organisatieontwikkeling (P&O, Communicatie & Projectleiding).

De aanpak

Marenne van Kempen, directeur bestuurder Lokalis: ‘De winkel ging gelijk open en we moesten onze kwaliteit direct bewijzen. Terwijl je nog lang niet bent waar je wilt zijn. De eerste acties waren gericht op een goede teamsamenstelling, de basiskennis op orde en zorgen voor een reflectieve werkpraktijk. Mijn primaire zorg was dat er niks misging. Karin kon zich ondertussen richten op het vinden van onze manier, passend bij onze opdracht.‘

Lokalis is opgebouwd volgens drie organisatieprincipes:

  • zelf organiseren;
  • parallel organiseren;
  • lerend organiseren.

Die hebben vorm gekregen in een platte organisatiestructuur met veel handelingsruimte en een kleine stafafdeling. Enkele voorbeelden van maatwerk:

Mini-Open Space
‘We hebben een groot en betrokken managementteam. Dan is het soms lastig tot overeenstemming te komen. Ook krijgt de dagelijkse praktijk snel voorrang op ontwikkeltijd’. Om denktijd en gedeeld eigenaarschap te organiseren is de Mini-Open Space ontwikkelt. Eens in de 3 weken wordt een middag geblokt. Deelnemers geven vooraf aan welk thema ze gaan inbrengen. Ter plekke wordt een agenda gemaakt met parallel thema’s in meerdere tijdsblokken. Je kiest bij welk thema je aansluit en dus ook welke je in vertrouwen aan collega’s overlaat. ‘De kwaliteit van de MT-besluitstukken is beter geworden en we komen ook sneller tot besluiten.’

Verantwoordingscyclus
Een traditionele P&C-cyclus past niet bij Lokalis. ‘Belangrijk voor ons is de wederkerige relatie tussen teams, management en staf. Het voeren van een dialoog waarin de inhoud centraal staat en de focus ligt op leren in plaats van controleren.’ De ontwikkelde verantwoordingscyclus verbindt het leren op individueel, team en organisatieniveau. Het start- en eindpunt van de cyclus is een organisatie-evaluatie waarin uit elk team vertegenwoordigers aanwezig zijn. ‘Nu we opschuiven van opbouw naar realisatie komt er meer aandacht voor de accountability op het resultaat.

Professionele handelingsruimte kan niet zonder een goede verantwoording over keuzes. Dat vraagt om het organiseren van feedback, op basis van de juiste gegevens. Zodat je elkaar de juiste vragen kunt stellen’.

Talentmanagement
‘Als generalist moet je weten waar jouw kracht zit en waar die van je collega’s. Zodat je elkaar kunt bijstaan’. Teammanagers zijn door Karin getraind in het helpen benoemen van het unieke talent en de meest urgente leervraag van medewerkers. Elk team heeft een talentsessie gedaan en er is een bijpassende HR-gesprekcyclus ontwikkelt. ‘Talentmanagement is heel passend bij onze organisatie en moet altijd zo blijven. Mooi parallel georganiseerd, want ook met onze klanten kijken we oplossingsgericht naar waar hun kracht zit.’

Programmawerkwijze
‘Lokalis staat midden in de veranderende samenleving. We werken met veel partners aan veel ontwikkelthema’s. En omdat we vanuit de basis werken, zijn daar veel gezinswerkers bij betrokken.’ Om de samenhang te bewaken en beter af te stemmen met de beleidsafdeling bij de gemeente, is een eigen programmawerkwijze ontwikkelt. Geïnspireerd op Agile werken. De ontwikkelactiviteiten zijn ondergebracht in vier programma’s. De programmateams (met gezinswerkers uit meerdere teams) bepalen elk kwartaal aan welke acties prioriteit wordt gegeven en wie deze gaat uitvoeren. ‘De programmastructuur zorgt dat integrale ontwikkeling behapbaar blijft en dat ontwikkelingen goed landen in de teams.’

Teamsessies
Karin wordt regelmatig door teams betrokken bij teamontwikkeling. Bijvoorbeeld om beter samen te werken, om inzicht te krijgen in teamgedrag, om besluitvaardiger te worden, om een nieuwe start te maken na personeelswisselingen, om focus te bepalen, om zich aan te passen aan een nieuwe situatie, om een dreigend conflict te voorkomen, etc.

Het resultaat

‘Karin is conceptueel sterk. Het resultaat is een organisatie die staat en in essentie klopt. Een organisatie die is toegerust op de inhoudelijk opdracht. We hebben in de beginjaren veel tegelijk ontwikkeld. Dat kon niet anders, de klanten hadden ons nodig. Nu we de pioniersfase voorbij zijn, proberen we ontwikkelingen meer te faseren.‘